Hướng dẫn sử dụng cho Quản Lý
Tài liệu này hướng dẫn Quản Lý Vùng / Chủ doanh nghiệp sử dụng DPTW3 TDV ở góc độ CRM. Nếu bạn là Trình Dược Viên (TDV), vui lòng xem hướng dẫn cho TDV.
11. Bắt đầu với tư cách Quản lý
Tạo tài khoản doanh nghiệp
Truy cập dptw3tdv.vn/manager (hoặc mở app trên desktop), bấm Đăng ký doanh nghiệp → nhập tên công ty, mã số thuế, người đại diện, email và mật khẩu. Xác nhận OTP gửi về email.
Chọn gói & dùng thử
Chọn Dùng thử 14 ngày (miễn phí, 3 user) hoặc gói trả phí theo quy mô đội ngũ. Không cần thẻ tín dụng cho gói dùng thử.
Mời TDV & phân quyền
Vào Cài đặt → Thành viên → Mời, nhập email/SĐT của TDV, quản lý vùng, kế toán. Chọn vai trò: Quản trị viên / Quản lý vùng / Trình dược viên / Kế toán công nợ. TDV nhận được link kích hoạt qua email.
Cấu hình khu vực & tuyến
Vào Cài đặt → Khu vực, tạo các vùng miền (Miền Bắc, Miền Trung, TP.HCM…) và tuyến thị trường. Phân vùng cho quản lý, gán TDV vào từng tuyến — hệ thống sẽ tự động gán khách hàng cho TDV phụ trách.
12. Thêm khách hàng nhà thuốc
Có 3 cách thêm khách hàng vào hệ thống:
- Import từ Excel: Khách hàng → Import → tải file mẫu → điền thông tin → tải lên → xem trước → xác nhận.
- Thêm thủ công: Khách hàng → + Thêm mới → nhập tên, địa chỉ, SĐT, MST, khu vực, TDV phụ trách.
- Thêm từ bản đồ: mở Bản đồ → chạm vị trí → Thêm khách hàng tại đây.
Sau khi thêm, gắn nhãn cho khách hàng: Nhà thuốc độc lập, Chuỗi nhà thuốc, Quầy thuốc, Đại lý, Khách VIP…
13. Phê duyệt & theo dõi đơn hàng
Đơn từ TDV đổ về CRM trong vài giây:
- Vào Đơn hàng → Chờ duyệt — danh sách đơn TDV vừa tạo.
- Mỗi đơn hiển thị: TDV tạo, nhà thuốc, danh sách sản phẩm, tổng tiền, chữ ký số.
- Bấm Duyệt để chuyển sang xử lý, hoặc Từ chối với lý do (sẽ gửi thông báo cho TDV).
- Đơn đã duyệt chuyển sang trạng thái Đang giao → cập nhật khi xuất kho → Hoàn tất.
14. Quản lý công nợ
Theo dõi công nợ tập trung, không phải hỏi từng kế toán:
- Công nợ → Tổng quan: danh sách khách hàng đang nợ, sắp xếp theo số ngày quá hạn.
- Phân loại theo hạn: Đến hạn (trong 7 ngày), Quá hạn 1-30 ngày, 30-60 ngày, trên 60 ngày.
- Thiết lập hạn mức tín dụng cho từng nhà thuốc — app tự động cảnh báo khi TDV cố tạo đơn vượt hạn mức.
- TDV có thể ghi nhận thanh toán ngay tại nhà thuốc — kế toán nhìn thấy realtime.
15. Xem báo cáo doanh thu
Dashboard cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết:
- KPI chính: doanh thu tháng, số đơn hàng, tỷ lệ chốt đơn, tổng công nợ.
- Biểu đồ doanh thu: theo ngày/tuần/tháng, theo khu vực, theo TDV, theo nhóm sản phẩm.
- Top khách hàng: xếp hạng theo doanh số, số đơn, tỷ lệ thanh toán đúng hạn.
- Pipeline đơn hàng: trạng thái (mới → đang giao → hoàn tất).
- Xuất Excel: một chạm — sẵn sàng cho cuộc họp tuần.
- Báo cáo tự động: cài lịch gửi email tự động (doanh thu tuần, công nợ tháng…).
16. Phân quyền & quản lý đội ngũ
4 cấp phân quyền mặc định — có thể tùy chỉnh:
- Quản trị viên: toàn quyền tổ chức.
- Quản lý vùng: xem báo cáo và quản lý dữ liệu khu vực được phân công.
- Trình dược viên: chỉ thao tác khách hàng, đơn hàng, lịch viếng thăm được phân công (dùng app mobile).
- Kế toán công nợ: xem và đối chiếu toàn bộ công nợ.
Vào Cài đặt → Phân quyền → Tạo vai trò để tạo vai trò tùy chỉnh (ví dụ: Trưởng nhóm kinh doanh, chỉ xem báo cáo khu vực Bắc…).
💡 Mẹo cho Quản lý: Dùng gói Pro trở lên để được đào tạo 1-1 với chuyên gia triển khai trong tuần đầu — giúp đội ngũ 30 TDV làm quen trong 1 buổi sáng thay vì vài tuần.
Chúc bạn cùng đội ngũ đạt chỉ tiêu với DPTW3 TDV! 📊